Wij geven u alvast enige toelichting bij deze documenten.
1 De laatste versie van het arbeidsreglement met interne psychosociale procedures
Zodra u een werknemer in dienst neemt, bent u wettelijk verplicht om een arbeidsreglement op te stellen. Hierin geeft u een overzicht van de wederzijdse rechten en plichten tussen uw werknemer en uzelf als werkgever, zoals werkuren, verlofdagen en ziekteregeling. Hou er rekening mee dat de arbeidsinspectie bij het inkijken van uw arbeidsreglement extra aandacht heeft voor de interne procedure die uw onderneming hanteert voor de preventie van de psychosociale risico’s.
2 Het voorafgaandelijk unaniem akkoord van het bevoegd overlegcomité betreffende de interne psychosociale procedures
De hierboven beschreven interne procedures dienen unaniem aanvaard te worden door het bevoegde overlegcomité (comité voor preventie en bescherming op het werk, vakbondsafvaardiging of rechtstreekse participatie) alvorens ze in het arbeidsreglement kunnen worden toegevoegd. Dit akkoord werd wellicht destijds genotuleerd in het verslag van dit overlegorgaan. De inspectie vraagt om dit terug op te zoeken en voor te leggen.
3 Het voorafgaandelijk unaniem akkoord van de werknemersvertegenwoordiging van het comité voor de aanstelling van de interne vertrouwenspersoon en de interne preventieadviseur psychosociale aspecten (indien aangesteld)
Een interne vertrouwenspersoon kan enkel worden aangesteld mits unaniem akkoord van de werknemersvertegenwoordiging van het comité (voor preventie en bescherming op het werk). Indien u niet over een CPBW beschikt, wordt dit doorgeschoven naar de vakbondsafvaardiging of, indien ook deze in uw organisatie niet aanwezig is, naar rechtstreekse werknemersparticipatie.
Indien u een of meerdere interne vertrouwensperso(o)n(en) hebt aangesteld, zou het akkoord voor aanstelling moeten terug te vinden zijn in het verslag van het comité. Ook hier vraagt inspectie om dit op te zoeken en voor te leggen.
Een beperkt aantal bedrijven heeft ook een interne preventieadviseur psychosociale aspecten aangesteld. Hiervoor gelden dezelfde regels rond aanstelling. Indien u voor de preventie van psychosociale risico’s een beroep doet op de expertise van Premed (externe preventieadviseur psychosociale aspecten), hoeft er geen unaniem akkoord te zijn.
4 De gevolgde opleiding en jaarlijkse supervisie van de vertrouwenspersoon
Wanneer er een vertrouwenspersoon wordt aangesteld, dient deze binnen 2 jaar na aanstelling een verplichte basisopleiding te volgen. Daarna dient er minimaal jaarlijks een supervisiemoment te worden bijgewoond door elke vertrouwenspersoon. De inspectie vraagt om aan te tonen dat uw vertrouwensperso(o)n(en) deze gevolgd hebben.
- Volgde uw vertrouwenspersoon deze opleiding bij Premed en/of nam deze deel aan supervisiemomenten die door Premed werden georganiseerd? Dan vindt u alle deelnameattesten terug via ons werkgeversportaal (lijsten en rapporten). De vertrouwenspersonen zelf kunnen dit overigens ook terug vinden door in te loggen in hun persoonlijk werknemersportaal van Premed.
5 Het register voor feiten van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag gepleegd door derden (leveranciers, burgers, klanten, patiënten, …) tijdens de uitvoering van het werk
Elke werkgever dient te beschikken over een register waarin meldingen kunnen worden opgenomen indien uw werknemers slachtoffer zouden worden van grensoverschrijdend gedrag vanwege derden. Dit register wordt meestal bewaard door de vertrouwenspersoon. In het weinig voorkomende geval dat er geen interne vertrouwenspersoon is aangesteld, maar wel een interne preventieadviseur psychosociale aspecten, is dit degene die het register bewaart. Als u noch een interne vertrouwenspersoon, noch een interne preventieadviseur psychosociale aspecten hebt aangesteld, wordt dit register bewaard door de intern preventieadviseur van uw organisatie.
- Een sjabloon van een register voor feiten van derden vindt u terug op het werkgeversportaal van Premed.
6 De algemene psychosociale risicoanalyse
Als werkgever bent u verplicht om een globale risicoanalyse te maken van de psychosociale risico’s van het werk. Alle aspecten van de werksituatie die eventueel voor stress of andere vormen van onwelzijn kunnen zorgen, worden hierbij gemeten en geanalyseerd. De wetgeving schrijft enkele zaken voor waaraan deze analyse dient te voldoen. De inspectie vraagt om het rapport van uw meest recente risicoanalyse ter beschikking te stellen.
- Heeft u deze risicoanalyse nog niet uitgevoerd of is deze niet meer up-to-date? Meer informatie vindt u in de infofiche ‘risicoanalyse psychosociaal welzijn’ op het werkgeversportaal van Premed
7 De mededeling van de resultaten van deze risicoanalyse aan uw comité en de adviezen van uw comité en genomen maatregelen als gevolg van deze risicoanalyse
De resultaten van de hierboven beschreven risicoanalyse dienen te worden gedeeld op het comité voor preventie en bescherming op het werk (of, indien er in uw bedrijf geen comité is, de vakbondsafvaardiging of rechtstreekse werknemersparticipatie). De leden van het CPBW mogen advies geven over de te nemen preventiemaatregelen, op basis van deze analyse. Tot slot dient de werkgever, op basis van de resultaten en het advies van het CPBW, een actieplan te maken. Hierin wordt beschreven welke maatregelen er zullen worden genomen om de geïdentificeerde risico’s aan te pakken.
Zowel het comité verslag dat aantoont dat de resultaten werden toegelicht, als het actieplan dat werd opgemaakt naar aanleiding van de risicoanalyse, dient u ter beschikking te houden.
8 Het globaal preventieplan met het psychosociale luik en het jaarlijks actieplan van het huidige jaar
Na een risicoanalyse is de volgende stap preventiemaatregelen uitwerken. Die worden in een globaal preventieplan gegoten dat u, met ondersteuning van uw interne of externe preventieadviseur, voor een termijn van vijf jaar opstelt.
Met het jaaractieplan maakt u de praktische vertaalslag en beschrijft u de concrete acties die uw bedrijf het komende jaar zal ondernemen om het preventieplan te realiseren.
- Voor het uitwerken van zowel het globaal preventieplan als het jaaractieplan, biedt Premed een handig invulbaar sjabloon aan. U kan een eenvoudig document downloaden via ons werkgeversportaal of u kan beroep doen op Premed voor een geavanceerde tool.
9 De jaarlijkse evaluatie van het psychosociaal beleid en de mededeling van de resultaten aan het comité
De wetgeving vraagt om jaarlijks uw psychosociaal preventiebeleid te evalueren. U kan zich hiervoor baseren op de acties die u eerder definieerde in het jaaractieplan en deze één voor één evalueren. Best bestaat hiervan een schriftelijke neerslag, die aan de inspecteur kan worden voorgelegd.
De resultaten van deze evaluatie dienen daarenboven te worden meegedeeld aan het comité voor preventie en bescherming op het werk (of, indien er in uw bedrijf geen comité is, de vakbondsafvaardiging of rechtstreekse werknemersparticipatie). Ook hierover vraagt de inspectie om aan te tonen dat dit gebeurd is.
- Premed werkte voor u een sjabloon uit aan de hand waarvan u deze jaarlijkse evaluatie kan uitvoeren. U vindt dit terug via ons werkgeversportaal: ‘sjabloon evaluatie beleid psychosociale risico’s’
10 De informatie en opleiding van de werknemers en de hiërarchische lijn
Tot slot dient u als werkgever steeds uw werknemers en hiërarchische lijn te informeren over het beleid en hen op te leiden waar nodig. Denk hierbij aan toelichtingssessies over de procedure PSR, infosessies rond respect op het werk, stress of burn-out, opleiding van leidinggevenden in het omgaan met werk gerelateerd alcohol- en druggebruik, opleiding van leidinggevenden in gespreksvoering rond stress, terugkoppelingssessies over de resultaten van de psychosociale risicoanalyse en het actieplan dat hieruit gevolgd is, enz.
